Inteligentní zpracování formulářů a tabulkových dokumentů v praxi

Inteligentní zpracování formulářů a tabulkových dokumentů patří mezi nejpraktičtější oblasti, kde umělá inteligence přináší firmám okamžitou a měřitelnou hodnotu. Organizace dnes pracují s obrovským množstvím objednávek, žádostí, interních formulářů, reportů v Excelu, exportů z ERP a CRM systémů nebo tabulek zaslaných e-mailem. Přestože tyto dokumenty na první pohled působí strukturovaně, ve skutečnosti jsou často nejednotné, nekompletní a obtížně zpracovatelné tradičními nástroji. Právě zde hraje klíčovou roli inteligentní zpracování dokumentů (IDP), které kombinuje OCR, jazykové modely (LLM) a pokročilou datovou analytiku, oblast, ve které PactusAI představuje komplexní řešení.

Typickým use casem je automatizované zpracování příchozích formulářů, například při onboardingu nových klientů, schvalování objednávek, vyřizování servisních požadavků nebo změn smluvních údajů. PactusAI dokáže z PDF souborů, skenů, fotografií i elektronických formulářů přesně rozpoznat strukturu dokumentu, identifikovat jednotlivá pole, hlavičky, tabulky i doprovodný text a převést je do jednotného datového formátu. Tato data pak mohou být přímo napojena na interní systémy, jako jsou CRM, ERP nebo specializované workflow aplikace. Díky využití AI modelů systém nerozpoznává jen pozici polí, ale i jejich význam, například chápe, že pole „Číslo zakázky“, „Order ID“ nebo „Zakázka č.“ představují v různých šablonách stejnou informaci. To umožňuje nejen automatické vytěžování dat, ale také jejich validaci, doplnění a kontrolu podle firemních pravidel.

Ještě výraznější přínos přináší inteligentní zpracování tabulkových dokumentů, které jsou v praxi jedním z nejčastějších zdrojů provozních dat. Firmy běžně pracují s Excelovými soubory obsahujícími ceníky, rozpočty, plánovací tabulky, přehledy výkonu nebo ručně vedené evidenční databáze. Tyto tabulky často existují mimo centrální datový sklad nebo BI nástroje a představují tzv. „stínová data“, která jsou kritická pro rozhodování, ale obtížně dostupná. PactusAI dokáže tabulkové dokumenty analyzovat v kontextu, rozpoznat jejich logiku, typy sloupců, jednotky, časová období i vazby na další dokumenty a datové zdroje. Výsledkem není jen import dat, ale jejich pochopení a začlenění do jednotného datového modelu.

Díky propojení tabulkových dat s jazykovými modely mohou uživatelé nad těmito dokumenty klást dotazy v přirozeném jazyce. Otázky typu „Kteří zákazníci mají nejvyšší nárůst objednávek za poslední čtvrtletí?“ nebo „Jaké položky z ceníku mají nejnižší marži?“ jsou zodpovězeny kombinací analýzy tabulek, historických dat a souvisejících dokumentů. To výrazně zvyšuje dostupnost datové analytiky i pro netechnické uživatele a podporuje rychlejší a přesnější rozhodování.

Zásadní konkurenční výhodou PactusAI je schopnost zachovat kontext dat. Systém nepracuje pouze s čísly v buňkách, ale i s textem okolo nich, vysvětlivkami, poznámkami a podmínkami uvedenými v dokumentu. Pokud tabulka obsahuje poznámku, že určité ceny platí pouze pro specifický segment zákazníků nebo region, PactusAI tuto informaci zohlední při interpretaci výsledků. Tím se eliminuje riziko chybných závěrů, které často vznikají při pouhém technickém importu tabulek do BI nástrojů bez pochopení jejich významu.

V praxi se PactusAI stává centrální platformou pro automatizované zpracování formulářů a tabulkových dokumentů napříč organizací. Výsledkem není jen rychlejší data processing, ale dlouhodobě udržitelná digitalizace procesů, která snižuje chybovost, zvyšuje efektivitu a umožňuje firmám pracovat s daty skutečně inteligentním způsobem.